Come essere produttivi: strategie vincenti per ottenere il massimo

Essere produttivi, riuscire a fare tutto ciò che ci viene in mente e avere ancora tempo che avanza è il sogno di tutti!

 

Ma spesso ci troviamo a fine giornata con la sensazione di non aver concluso nulla. Se anche tu ti arrovelli per trovare la risposta alla domanda "come essere produttivi?" o "come essere più produttivi?", sei nel posto giusto.  

In questo articolo voglio approfondire il significato della produttività, i nemici che ci fanno perdere tempo, darti delle strategie per migliorare e condividere con te i miei personali segreti di massima produttività. Iniziamo! 

Cosa significa davvero “essere produttivi? 

Essere produttivi non significa fare tante cose in poco tempo, ma fare le cose giuste nel modo giusto. Io ho impiegato veramente tanti anni a capire questa sottile differenza, cadendo nella trappola di pretendere da me stessa di portare a termine le famose “To Do List”, eccessivamente lunghe e spesso fuorvianti. La produttività non si misura in quantità, ma soprattutto in qualità.

Essere produttivi ha un significato profondo, che parte ancora prima dell’azione di per sè.

Significa, infatti:

1. Saper determinare con chiarezza ciò che è importante fare per raggiungere un determinato risultato;
2. Dare priorità a questo e portarlo a termine;
3. Ottimizzare il tempo, sfruttando al meglio le ore disponibili, evitando sprechi e distrazioni;
4. Saper bilanciare impegni e energia (e lucidità mentale), trovando il giusto equilibrio tra l’azione e il riposo, per non crollare a metà giornata o sentirsi demotivati perché non si hanno più le forze per andare avanti.
5. Allenare la nostra mente alla concentrazione, visto che ormai è super allenata alla distrazione (tra poco ti spiego meglio).

Che cosa ci fa perdere tempo?

Non essere sufficientemente produttivi spesso dipende da fattori esterni e interni. 

Ecco i principali:

Le distrazioni dei Social Media, delle notifiche e delle continue telefonate. 

Il cellulare e i Social non solo catalizzano la nostra attenzione, ma allenano il nostro cervello alla distrazione: se scorri la bacheca di Instagram, per esempio, il tuo cervello viene bombardato da video brevi che cambiano ogni 10-30 secondi. Stiamo allenando la mente a cambiare in continuazione e a non approfondire mai nulla di specifico.

Il problema è che il cervello registra questo modo di lavorare e per lui diventa la normalità.

Ecco se per esempio ti metti a leggere un libro, dopo poche righe il cervello tende a voler spostare la sua attenzione da un'altra parte, perché sente la necessità di avere un nuovo stimolo. 

Anche non darsi delle priorità, perchè non si hanno degli obiettivi chiari, rende ovviamente difficile concentrarsi sulle cose che contano. 

Il vizio alla procrastinazione : Rimandare i compiti più importanti a causa di paure, insicurezze o mancanza di motivazione ovviamente non ti porta da nessuna par

te, tra l’altro creando un senso di frustrazione che inizia a farci dubitare di noi stesse.  

Ed infine… anche l’illusione di poter fare più cose contemporaneamente (il famoso Multitasking) in realtà non fa altro che allenare la nostra mente alla superficialità e alla continua distrazione. 

Parti da qui: una strategia di consapevolezza per diventare produttiva 

La primissima cosa che io consiglio in questi casi è quello di acquisire consapevolezza, ovvero di accorgerti di ciò che ti fa perdere tempo.

Questo è il primo passo, essenziale per capire come essere più produttivi.  

Allora ti suggerisco questa strategia, confidando che a te, come a me, fornisca una consapevolezza illuminante!

Ecco cosa fare:

1. Tieni un diario del tempo: registra tutto ciò che fai durante la giornata, indicando anche l’ora di inizio e fine. Si lo so, è uno sbatti, ma ti chiederò di farlo solo per un paio di giorni. Ti sorprenderai davvero di quanto tempo passi in attività poco utili.
2. Fai il check-in di metà giornata: chiediti: "Sto lavorando sulle cose più importanti?” Oppure le sto rimandando?
3. Identifica i trigger delle distrazioni: capisci cosa ti porta a perdere tempo (es. guardare il telefono appena ti annoi), essere sempre a disposizione dei figli non appena ti chiamano ecc…
4. Rimuovi queste tentazioni o automatismi (i figli possono imparare ad aspettare e a diventare autonomi in molte più cose di quelle che crediamo).

Essere più produttivi è una questione di allenamento 

Esistono davvero tanti modi e strategie per essere produttivi, in questo articolo il mio intento è condividere quello che utilizzo io e che vanno bene per me e mi permettono di raggiungere risultati sempre più ambiziosi a livello personale professionale ogni anno.

Ti dirò che nel tempo sempre più persone mi chiedono ma come fai a fare tutto?  

Sicuramente la risposta la trovi nei punti che seguono.

1. Prima di tutto ho sempre ben chiare le mie priorità del periodo (o della settimana) che suddivido poi in priorità giornaliere (ad esempio scrivere l’articolo del blog della settimana (circa 1 ora), andare a trovare mia mamma a piedi (circa due ore) e andare in palestra (1 ora e mezza).
2. Pratica il Deep Work: dedica blocchi di tempo a compiti che richiedono concentrazione profonda.
3. Blocca le distrazioni: disattiva le notifiche, usa app che limitano l'accesso ai social (io per evitare tentazioni metto il telefono in modalità aereo) e crea un ambiente di lavoro ordinato.
4. Fai attività che richiedano meno concentrazione (come per esempio controllare le mail) in momenti pianificati in cui sei anche “disturbatile” da telefonate o altro, ovvero quelle attività superficiali, ripetitive e spesso distratte.

Che cos’è il Deep Work? 

Il Deep Work è una strategia di produttività ideata da Cal Newport (ti consiglio il suo libro se vuoi approfondire), che consiste nel dedicare tempo esclusivamente alle attività che richiedono alta concentrazione e che creano valore.

Ecco come praticarlo:

• Pianifica blocchi di tempo senza interruzioni.
• Spegni tutte le notifiche e isolati.
• Fissa un obiettivo chiaro per quel periodo (es. scrivere un articolo, analizzare dati, creare una strategia, dedicarmi agli script video ecc..).
• Lavora intensamente per 60-90 minuti, poi prenditi una pausa rigenerante, e lascia spazio ad attività più leggere in cui puoi essere disturbata.

 

Io faccio 2 cicli di Deep Work la mattina (dalle 8 alle 10) e poi 1 ora e mezza il pomeriggio (dalle 16.30 alle 18.00) ed infine una o due ore la sera (a meno che non abbia lezione con le mia studentesse in uno dei miei percorsi formativi). Questo metodo lavorativo mi permette di concentrarmi davvero tanto e di essere assolutamente produttiva! 

Ti faccio un esempio pratico: 

Immagina di dover scrivere un articolo di blog. Una sessione di Deep Work potrebbe svolgersi così:

• Metti il telefono in modalità aereo e chiudi le notifiche dal computer.
• Ti chiudi in una stanza tranquilla con solo ciò che ti serve (es. computer, appunti).
• Avverti tutti che fino all’ora tal dei tali non sei disturbatile (oggi ho degli orari fissi, che tutti rispettano… guai sennò!)
• Dedichi 90 minuti al lavoro, con totale concentrazione.
• Dopo la sessione, fai una pausa di 10-15 minuti per ricaricarti oppure passa alle attività superficiali.

Perché è importante imparare tecniche per aumentare la produttività? 

Viviamo in un mondo costantemente distratto: notifiche, social media, email e meeting possono frammentare il nostro tempo e la nostra attenzione. Il Deep Work aiuta a rieducare il nostro cervello a:

• Massimizzare la produttività: con un focus ininterrotto, puoi fare in poche ore quello che normalmente richiederebbe giorni.
• Aumentare la qualità del lavoro: concentrazione e creatività migliorano sensibilmente.
• Acquisire competenze complesse: apprendere qualcosa di nuovo o risolvere problemi difficili diventa più semplice.
• Ridurre lo stress: meno multitasking e più lavoro significativo portano a una maggiore soddisfazione personale.
• Prenditi pause dal digitale. Periodi di isolamento volontario aiutano a migliorare la concentrazione.

Da quando pratico la tecnica del Deep Work, ho avuto enormi benefici (e non la cambierei con nessun’altra strategia per essere produttiva che ho provato in passato), tra cui:

• Sono diventata più produttiva e riesco a raggiungere in meno tempo obiettivi ambiziosi.
• Ho migliorato di gran lunga la qualità della mia vita riducendo lo stress, prendendomi momenti di relax più lunghi e aumentando il senso di realizzazione.
• Diventare ancora più professionale: grazie a questa tecnica per diventare più produttiva, ho iniziato ad eccellere in un mondo che spesso premia la superficialità. 

Essere produttivi non è una dote con cui si nasce ma una scelta consapevole che va allenata. Come abbiamo visto, non si tratta di riempire le giornate fino all’orlo, ma di organizzarle con intelligenza, definendo le attività che ti portano più vicina ai tuoi obiettivi, prevedendo anche dello spazio per te stessa. 

Il trucco? Ascoltati, scopri dove stai perdendo tempo e rieduca la tua mente a concentrarsi sulle cose davvero importanti.  

Sperimenta il Deep Work, così come te l’ho spiegato, e definisci i tempi per le attività superficiali.

E ricorda sempre: il tuo obiettivo non è essere perfetta o fare tutto, ma fare quello che conta. 

E adesso? Corri a definire su che cosa vuoi concentrati questa settimana. 

Ti prometto: la versione più produttiva di te stessa, ti sta già aspettando! ???? 

Ciao! Sono Luana Svaizer, business coach specializzata nell'aiutare donne ambiziose a trovare il loro equilibrio tra vita e lavoro. Con me puoi scoprire strategie personalizzate per aumentare la tua produttività e raggiungere i tuoi obiettivi senza rinunciare al benessere.